PRIVACY POLICY

 
株式会社ホウオン(以下、弊社)は、マーケティング・コミュニケーションサービスをお客様に提供する事業者として、個人情報の取扱いにおいて常に人権尊重・法令遵守の精神に基づき、適切に取扱い保護することが社会的責務であり、事業活動の基本であると強く認識し、個人情報保護に関する法規制等に基づき、次のとおり「個人情報保護方針」を定め、役員および社員(以下、役職員という)は、この個人情報保護方針に従って個人情報の適切な取扱い、管理、維持に努めて参ります。
 
 

■弊社が取り扱う個人情報

 
弊社は、以下の情報を個人情報として取扱います。
 
広告主、媒体社および協力会社等のお取引先からお預かりする、懸賞企画やアンケート等により得られた個人を特定できる情報。アンケート調査や消費調査等により得られた、個人を特定できる情報。
その他の事業活動により得られた、個人を特定できる情報。
弊社の役職員の個人を特定できる情報。
その情報だけでは個人を特定できなくても、他の情報と簡単に照合することができて個人を特定できる情報も個人情報として取扱います。また、これらの個人情報は、紙、画像、音声、電子データ等形態を問いません。
 
 

■個人情報の収集・利用の目的

 
弊社は、個人情報を以下の利用目的の達成においてのみ利用し、特定した目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを禁止します。なお同意取得後に利用目的を変更する場合は、変更後の利用目的が変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内においてのみ行い、その旨を本人にあらかじめ通知し、本人の同意を得ます。
 
受付窓口代行業務における広告主から委託された懸賞企画やアンケート等の応募受付及び当選者への連絡と賞品発送。
発送代行業務における広告主から委託されたDM発送や商品案内等。
広告主から委託されたメールの送信、電話連絡等。
広告主から委託された商品やサービスに関する調査。
広告主、媒体社に提供する商品やサービスに関する消費者調査。
個人情報相談窓口業務において、お問い合わせいただいた内容に対する回答書発送、電話連絡等。
役職員の採用業務、社労手続業務、人事管理業務。
 
 

■個人情報保護の基本的対応

 
弊社は、個人情報の収集、利用および提供を行うために以下の基本的対応を掲げ、これを守っていきます。
 
本人からお預かりする個人情報は、その収集・利用および第三者へ提供する場合の目的や範囲および開示/訂正/削除を請求できる権利ならびに利用または提供を拒否できる権利を本人に説明して、同意を得た上で取扱います。ホームページ等を利用して個人情報の提供をうける場合には、利用者に、その仕組みの説明を行い、利用の了解をもらいます。
お取引先から委託された業務においてお預かりする個人情報は、お取引先が収集・利用する目的と範囲、第三者へ提供する場合の目的や範囲および弊社の責任範囲を確認して、これを守ります。(弊社は、お預かりする個人情報を必要な限度を超えて利用することはありません。)
個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失・破壊・改ざんおよび漏洩等のリスクに対し、技術面および組織面から必要かつ適切な対策、予防および是正処置を講じます。
個人情報の管理を適切に行うために管理責任者を決め、社内における管理体制を整備します。
また、定期的な確認活動を実施し、是正すべき個所が発見された場合は速やかに適切な措置を講じます。
個人情報は、安全な場所に保管し、管理します。また不要になった個人情報は、適切な方法で確実に廃棄または消去します。特に委託先にこれを依頼する場合には、信用ある委託先を選定し、廃棄または消去の完了を確認します。
個人情報に関する事故が発生した場合には、関係する本人、お取引先、その他関係者に直ちに報告し、その損害を最小限に抑えるために必要な措置を講じます。
本人から、またはお取引先を通じて、自己の個人情報の開示、訂正、削除、第三者への提供の拒否を求められたとき、適切な場合はこれに応じます。ただし、法令の規定による場合、あるいは本人、または公衆の生命、健康、財産等の保護が必要な場合はこの限りではありません。
「個人情報の保護に関する法律」およびJIS Q 15001、契約、その他の規範を遵守します。
「個人情報の保護に関する法律」の制定等、社会情勢の変化、お取引先の要請の変化、管理報告や経営環境等に照らして、個人情報に関する当社「個人情報保護マネジメントシステム」を策定して継続的に見直し、個人情報保護への取組みを改善していきます。

当社は、特に、発送代行業務においてメール(DM等を含む)や郵便物(賞品等を含む)の処理・送付等を社外のビジネスパートナー(以下「委託先」という)に委託する場合があり、このような業務の委託に際し、個人情報を委託先に預託する場合があります。この場合、十分な個人情報の保護水準を満たしている委託先を選定する基準を確立し、個人情報を取扱う業務を委託する場合は、この基準に基づく委託先を選定します。委託先との契約に際しては、管理責任者の指示の遵守、個人情報に関する機密保持、事故発生時の責任分担、契約終了時の個人情報の返却および消去、その他必要と考えられる義務を明確にします。また委託先を適切に管理するために、必要に応じて個人情報の管理状況を調査し、結果を管理責任者に報告し、必要な措置を講じます。

個人情報を取扱う役職員に、「個人情報の保護に関する法律」や当社「個人情報保護マネジメントシステム」を守ることの重要性と利点、守るための役割と責任および違反した場合の措置を周知する手順を確立し、維持し、実施します。
 
 

■個人情報に関するお問い合せ

 
保有個人データの開示等、あるいは個人情報に関するお問い合せ、苦情及びご相談等は以下の窓口までご連絡ください。

 

〈個人情報相談窓口〉

株式会社ホウオン 個人情報相談窓口担当

沖縄県那覇市おもろまち1-5-26

Tel:098-868-9934 Fax: 098-869-6104

E-mail:houon@houon-inc.co.jp

受付時間:平日 午前10時から午後5時まで

制定年月日 2012年6月1日

 
 
 

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